Suivre, modifier et encaisser les réservations, et en saisir une par téléphone.
La liste des réservations
En haut, les réservations à encaisser avant le départ ; dessous, toutes les réservations avec leur statut de paiement.
En attente : réservation créée, acompte pas encore payé.
Confirmée : acompte ou totalité payé, la place est acquise.
Terminée, Annulée ou Absent après la sortie.
Retrouver une réservation : les filtres
Période : aujourd'hui, les 7 prochains jours, ce mois-ci, le mois prochain, à venir ou passées. Les réservations sont alors classées par date de sortie.
Activité : une seule activité, y compris une activité archivée.
Paiement : non réglées, acompte payé ou soldées.
Recherche : référence, nom, email ou téléphone du client.
Les filtres se combinent et restent actifs quand vous changez de page. « Effacer les filtres » revient à la liste complète.
Le détail d'une réservation
Changez le statut, envoyez un lien de paiement du solde ou un rappel par SMS.
Enregistrez un paiement reçu sur place (espèces, chèque, carte sur votre terminal, chèques-vacances…).
Annulez la réservation en indiquant un motif.
Réservation rapide (téléphone, comptoir)
Le bouton éclair, en haut de chaque page, enregistre une réservation en quelques secondes : envoyez un lien de paiement au client, ou notez ce qu'il a déjà réglé, y compris avec un bon cadeau.
L'email du client est obligatoire : il y reçoit sa confirmation, son rappel la veille et, si besoin, son lien de paiement.
Les informations demandées par l'activité (vos champs participants : poids, niveau, pointure…) s'affichent pour chaque participant, comme dans la réservation en ligne.
Pour un bon cadeau, choisissez « Bon cadeau » comme moyen de paiement, saisissez le code puis « Vérifier » : le solde du bon s'affiche, et il est débité à l'enregistrement.
Créneau
Départ sur lequel inscrire les participants. Le prix et les places restantes en dépendent.
Participants
Personnes inscrites sur la réservation : leur nombre détermine le prix et les places occupées sur le départ.
Nom complet
Nom de chaque participant, repris sur la liste de votre guide.
Téléphone
Indispensable pour joindre le client (rappel, changement de programme, alerte météo).
Email
Obligatoire. Sert à envoyer la confirmation ou le lien de paiement, puis le rappel automatique de la veille.
Montant encaissé
Somme reçue maintenant (espèces, chèque, carte sur place…). Elle est enregistrée sur la réservation ; le reste apparaît comme solde dû.
Moyen de paiement
Moyen de règlement, pour suivre vos encaissements et préparer votre comptabilité.
Référence
N° de chèque, de transaction ou toute note qui vous aidera à retrouver ce paiement.
