Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité décrit comment Outplanners collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles traitées dans le cadre de la plateforme de réservation en ligne pour les professionnels du plein air (ci-après « le Service »).

Elle s'adresse à trois catégories de personnes concernées, dont les données sont traitées différemment selon leur rôle : les structures clientes et leurs administrateurs, les guides et moniteurs qu'elles emploient ou mandatent, et les clients finauxqui réservent une activité ou une location via le widget public d'une structure cliente.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données décrites dans ce document est :

2. Données collectées et finalités

2.1 Structures clientes et utilisateurs administrateurs

À l'inscription et lors de l'utilisation du back-office : nom de la structure, nom et adresse email de l'administrateur, mot de passe (stocké de façon chiffrée par notre prestataire d'authentification, jamais en clair par Outplanners), informations de facturation et d'abonnement. Ces données sont utilisées pour créer et administrer le compte, fournir le Service, facturer l'abonnement et assurer le support client.

2.2 Guides et moniteurs

Nom, email, spécialités et disponibilités déclarées par la structure qui les invite. Un guide peut, de façon facultative, connecter son compte Google Calendar personnel afin que ses départs planifiés apparaissent automatiquement dans son agenda (voir section 5, dédiée à cet usage spécifique).

2.3 Clients finaux (réservation d'activités ou de matériel)

Lorsqu'un client réserve une activité ou une location via le widget public d'une structure : prénom, nom, email, téléphone, et selon l'activité choisie, des informations complémentaires demandées par la structure elle-même (ex. gabarit pour l'attribution de matériel, régime alimentaire, allergies, niveau d'expérience) ainsi que, le cas échéant, la signature électronique horodatée d'une décharge de responsabilité. Les paiements sont traités directement par notre prestataire de paiement (voir section 4) — Outplanners ne stocke jamais de numéro de carte bancaire.

Les données à caractère médical ou morphologique (poids, taille, allergies, régime alimentaire, notes médicales) sont des données que la structure cliente choisit de collecter pour la sécurité de l'activité ; elles sont automatiquement supprimées 48 heures après la fin de l'activité. Seules les décharges signées sont conservées au-delà, en tant que preuve légale en cas de mise en cause de la responsabilité de la structure.

3. Base légale des traitements

• Exécution du contrat : gestion du compte, traitement des réservations et des paiements, support.
• Intérêt légitime: sécurité du Service, prévention de la fraude, amélioration du produit à partir de statistiques d'usage agrégées.
• Consentement: connexion facultative d'un compte Google Calendar par un guide, décharges électroniques signées par les clients finaux.
• Obligation légale : conservation des factures et pièces comptables pour la durée légale applicable.

4. Sous-traitants et destinataires des données

Outplanners fait appel aux prestataires suivants pour fournir le Service. Chacun n'accède qu'aux données strictement nécessaires à sa mission.

Ces prestataires peuvent héberger ou traiter des données en dehors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Dans ce cas, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou un mécanisme équivalent reconnu par le RGPD.

Outplanners ne vend ni ne loue aucune donnée personnelle à des tiers à des fins publicitaires.

5. Connexion Google Calendar (guides)

Un guide peut, à sa seule initiative et à tout moment, connecter son compte Google personnel depuis son profil. Cette autorisation donne à Outplanners un accès limité au scope Google calendar.events — la création, la modification et la suppression d'événements dans son agenda, à l'exclusion de toute autre donnée du compte Google (aucun accès aux emails, contacts, fichiers Drive, ou aux événements déjà présents dans l'agenda qui n'ont pas été créés par Outplanners).

Cet accès sert exclusivement à créer et tenir à jour, dans l'agenda du guide, les événements correspondant aux départs qui lui sont assignés dans Outplanners. Le guide peut révoquer cette autorisation à tout moment depuis son profil Outplanners ou directement depuis les paramètres de son compte Google ; les événements déjà créés restent dans son agenda mais ne sont plus mis à jour.

L'utilisation par Outplanners des informations reçues des API Google est conforme à la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences de Limited Use.

6. Durée de conservation

• Données de compte (structure, administrateurs, guides) : pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées ou supprimées dans un délai raisonnable après résiliation.
• Données morphologiques et de santé des participants : supprimées 48 heures après la fin de l'activité concernée.
• Décharges électroniques signées : conservées [durée à définir].
• Factures et données de facturation : conservées pour la durée légale applicable (documents comptables).
• Jetons d'autorisation Google Calendar : conservés tant que la connexion reste active, supprimés immédiatement en cas de révocation.

7. Sécurité

Les données sont chiffrées en transit (HTTPS/TLS) et au repos par nos prestataires d'hébergement. L'accès aux données de chaque structure est cloisonné : une structure ne peut jamais accéder aux données d'une autre structure cliente. Les accès internes sont limités aux personnes en ayant besoin dans le cadre de leurs fonctions.

8. Cookies

Outplanners utilise uniquement des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Service : maintien de la session de connexion et mémorisation de la préférence d'affichage clair/sombre. Aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience tiers n'est déposé.

9. Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, toute personne concernée dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur ses données personnelles.

Pour un client final d'une structure, ces demandes doivent en premier lieu être adressées à la structure auprès de laquelle la réservation a été effectuée, celle-ci étant responsable de traitement pour les données de ses propres clients. Pour toute question relative aux données traitées par Outplanners en tant que tel, vous pouvez nous contacter à privacy@outplanners.com.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

10. Modifications

Cette politique peut être mise à jour pour refléter des évolutions du Service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page. En cas de changement substantiel, les administrateurs des structures clientes en seront informés par email.

11. Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité : privacy@outplanners.com