Programmer des sorties, affecter les guides et suivre le remplissage.
Programmer un départ
Un départ, c'est une activité à une date et une heure, avec ses guides. C'est lui que vos clients réservent.
1Cliquez sur Nouveau départ, en haut de chaque page.
2Choisissez l'activité, la date, l'heure et les guides.
3Validez : le départ est aussitôt réservable en ligne tant qu'il reste des places.
Activité
Activité proposée sur ce créneau : ses tarifs, sa durée, ses options et ses questions aux participants s'appliquent au départ.
Date
Jour du départ. Il apparaît aussitôt sur votre page de réservation tant qu'il reste des places.
Heure
Heure de début, communiquée au client. L'heure de fin est calculée avec la durée de l'activité.
Heure de retour (séjour)
Heure de retour le dernier jour du séjour.
Guides
Guides qui encadrent la sortie. Chacun ajoute des places (quota par guide). Le départ s'affiche dans leur espace et dans leur agenda Google s'ils l'ont connecté ; un conflit d'horaire vous est signalé.
Capacité maximale
Nombre maximum de participants sur ce départ. Laissez vide pour utiliser le quota de l'activité × le nombre de guides. Une fois plein, le départ n'est plus réservable en ligne.
La section « Personnaliser cette sortie » permet d'adapter un départ sans toucher à l'activité :
Précision du titre
Précision ajoutée au nom de l'activité pour ce départ seulement (ex. le sommet visé). Visible par vos clients.
Difficulté
Niveau propre à ce départ, s'il diffère de celui de l'activité.
Point de rendez-vous
Lieu de rendez-vous propre à ce départ. Laissez vide pour garder celui de l'activité.
Commune (météo)
Commune propre à ce départ, pour la météo. Laissez vide pour garder celle de l'activité.
Programmer toute une saison : les départs récurrents
Une sortie qui revient chaque semaine se programme en une fois, jusqu'à la date de votre choix.
1Dans la fenêtre Nouveau départ, activez Répéter ce départ.
2Choisissez les jours de la semaine, ajoutez si besoin d'autres horaires le même jour (9 h et 14 h, par exemple), puis la date de fin.
3Le nombre de départs s'affiche sur le bouton avant de valider ; les créneaux déjà programmés pour cette activité sont ignorés.
Les départs d'une série portent une petite icône de répétition dans la liste. Chacun reste un départ à part entière : vous pouvez en modifier ou en annuler un seul sans toucher aux autres.
Calendrier, liste des départs et planning
Le calendrier : vue mois, semaine ou jour, à la couleur de chaque activité.La liste des départs : remplissage, guides, statut, et actions (voir, lien de réservation, modifier, annuler).Le planning de l'équipe : qui encadre quoi, chaque jour, avec les autres créneaux de travail (bureau, préparation, formation).
En cas d'alerte météo sur un départ, vous êtes prévenu ; si vous l'annulez, vos clients choisissent en un clic une autre date ou un remboursement.
