Créer une activité

Créer la fiche

Une activité est la fiche de ce que vous vendez : « Canyon du Fournel — Découverte », « Raid à ski 3 jours »… Elle sert ensuite de modèle à tous ses départs.

1. 1Ouvrez le menu Activités, puis Nouvelle activité.
2. 2Remplissez les sections du formulaire, de haut en bas.
3. 3Cliquez sur Créer l'activité. Elle apparaît aussitôt sur votre page de réservation si elle est active.

Informations générales et lieux

Titre

Nom affiché à vos clients sur votre page de réservation, dans leurs emails et sur les factures. Soyez précis : lieu et niveau (ex. « Canyon du Furon — Découverte »).

Description

Présentation affichée sur la page de réservation : déroulé, ce qui est inclus, matériel à prévoir, niveau requis. C'est ce texte qui donne envie de réserver.

Catégorie

Classe vos activités sur votre page de réservation et dans vos statistiques. Vous pouvez créer vos propres catégories (ex. Spéléologie).

Niveau de difficulté

Niveau affiché au client sur la page de réservation, pour qu'il choisisse une sortie adaptée. Il peut être ajusté départ par départ.

Couleur

Couleur de l'activité dans votre calendrier et votre planning, pour repérer vos sorties d'un coup d'œil.

Photo

Photo principale de l'activité sur votre page de réservation. Préférez une photo horizontale et lumineuse (JPEG, PNG ou WebP, 5 Mo maximum).

Activité active

Désactivée, l'activité disparaît de votre page de réservation : plus personne ne peut la réserver en ligne. Ses départs et réservations existants sont conservés.

Point de rendez-vous

Lieu de rendez-vous indiqué au client sur la page de réservation, dans sa confirmation et ses rappels. Il peut être modifié pour un départ en particulier.

Commune de l'activité

Commune où se déroule l'activité. Elle sert aux prévisions météo et aux alertes de vigilance ; à défaut, la météo est prise au point de rendez-vous.

Placer le point de rendez-vous exact

Un parking en bord de route ou un départ de sentier n'a pas toujours d'adresse. Placez le point exact : vos clients reçoivent dans leur email de confirmation des boutons d'itinéraire (Google Maps, Waze, Plans) qui les mènent au bon endroit.

1. 1Dans la section Lieux, cliquez sur Placer le point exact sous le point de rendez-vous.
2. 2Collez des coordonnées GPS (« 44.79622, 6.92713 » ou en degrés, minutes, secondes) ou un lien Google Maps, y compris un lien court partagé depuis votre téléphone.
3. 3Le message vert « Point placé » confirme la position : enregistrez l'activité.

Durée, capacité et séjours

Durée

Durée d'une sortie. Elle fixe automatiquement l'heure de fin de chaque départ et le temps pendant lequel vos guides sont occupés dans le planning.

Âge minimum

Affiché sur votre page de réservation (« À partir de X ans »). C'est une information pour le client : l'âge n'est pas vérifié automatiquement.

Participants minimum

Repère pour votre organisation : en dessous de ce nombre, vous pouvez décider d'annuler le départ. Il n'est pas appliqué automatiquement aux réservations.

Quota sécurité (max / guide)

Nombre maximum de participants qu'un guide peut encadrer sur cette activité. La capacité d'un départ vaut ce quota × le nombre de guides assignés, sauf si vous fixez une capacité au départ.

Séjour multi-jours

Pour un raid, un stage ou un séjour avec nuitées. Le départ occupe alors plusieurs jours dans le calendrier, et les tarifs saisis sont des prix pour tout le séjour, par personne.

Durée du séjour

Nombre de jours du séjour, jour du départ compris. La date de retour de chaque départ est calculée automatiquement.

Tarifs, acompte et caution

Tarif adulte

Prix par adulte pour une sortie (ou pour tout le séjour s'il est sur plusieurs jours). C'est le tarif utilisé quand aucun tarif groupe ne s'applique.

Tarif enfant

Prix appliqué aux participants que le client coche « Enfant » en réservant (la case n'apparaît que si ce tarif diffère du tarif adulte). Précisez l'âge concerné dans la description. Vide : tarif adulte pour tous.

Tarif groupe fixe

Prix forfaitaire pour tout le groupe (privatisation), quel que soit le nombre de participants dans la fourchette ci-dessous. Il remplace le tarif à l'unité.

Groupe : mini / maxi participants

Nombre de participants pour lequel le tarif groupe s'applique. En dehors de cette fourchette, le tarif à l'unité est utilisé.

Type d'acompte

Pourcentage : l'acompte est une part du prix total de la réservation. Montant fixe : la même somme quel que soit le prix.

Valeur de l'acompte

Somme payée par carte au moment de la réservation, en % ou en €. Le solde se règle ensuite par lien de paiement ou sur place ; le client peut aussi choisir de tout payer d'un coup. À 0, aucun paiement en ligne n'est demandé.

Caution matériel

Caution pour le matériel prêté, affichée au client sur la page de réservation et dans sa réservation. Elle n'est pas prélevée en ligne : vous la gérez sur place.

Informations demandées aux participants

Informations demandées à chaque participant

Questions posées pour chaque participant à la réservation (poids, niveau, pointure, n° de licence…). Cochez celles de cette activité, ajoutez un champ tout prêt en un clic, ou créez le vôtre dans le menu Champs participants.

Conditions de participation

Le client doit cocher une case pour accepter ce texte avant de réserver, pour lui et ses participants. La date, l'heure et l'adresse IP sont conservées comme preuve.

Poids, taille, niveau, régime, pointure… : tout se règle avec les champs participants, voir l'article « Questions aux participants et conditions de participation ».

Les options et frais se règlent dans la même page : voir l'article « Options et frais obligatoires ».